Toda empresa que opera en Colombia tiene obligaciones formales ante al menos tres autoridades: la DIAN, en materia tributaria nacional; la Cámara de Comercio, en materia de registro mercantil; y la Secretaría de Hacienda municipal o distrital, en materia de impuestos locales. Conocer qué exige cada una, y qué ocurre si no se cumple a tiempo, evita sanciones que en muchos casos son prevenibles con una gestión oportuna.
ANTE LA DIAN
Toda persona jurídica debe estar inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) y mantenerlo actualizado. A partir de ahí, según sus responsabilidades, debe presentar periódicamente su declaración de renta, y cuando corresponda, sus declaraciones de IVA y de retención en la fuente, además de cumplir con la facturación electrónica cuando la ley lo exige.
La declaración de renta es obligatoria para todas las personas jurídicas, incluso si la empresa no tuvo movimientos durante el año. Si estas obligaciones se presentan después del plazo fijado en el calendario tributario, se genera una sanción por extemporaneidad, prevista en el artículo 641 del Estatuto Tributario: un 5% del impuesto o la retención a cargo por cada mes o fracción de mes de retraso, sin superar el 100% del impuesto o la retención, además de los intereses moratorios correspondientes.
ANTE LA CAMARA DE COMERCIO
El Código de Comercio exige que toda persona jurídica y todo comerciante renueve anualmente su matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año, es decir, a más tardar el 31 de marzo. Este trámite acredita la calidad de comerciante y mantiene actualizada la información de la empresa ante el registro mercantil.
No renovar a tiempo no genera una multa automática por parte de la Cámara de Comercio, pero sí deja constancia del incumplimiento en los certificados de la empresa, lo que puede dificultar el acceso a créditos o la participación en licitaciones. Además, la Ley 1727 de 2014 faculta a la Superintendencia de Sociedades para imponer multas de hasta 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes por el incumplimiento de esta obligación, y establece que las matrículas no renovadas durante cinco años consecutivos son depuradas del registro: las personas jurídicas quedan disueltas y en estado de liquidación, y a las personas naturales y establecimientos de comercio se les cancela la matrícula.
ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL O DISTRITAL
La mayoría de los municipios de Colombia cobran el Impuesto de Industria y Comercio (ICA) a las empresas que desarrollan actividades comerciales, industriales o de servicios en su jurisdicción. Esto exige, según el municipio, inscribirse en el registro de información tributaria local y presentar la declaración y el pago del impuesto dentro de los plazos que cada Secretaría de Hacienda establece, los cuales varían de una ciudad a otra.
El incumplimiento en el pago o la declaración del ICA da lugar, en la mayoría de los estatutos tributarios municipales, a sanciones e intereses moratorios similares en su lógica a los del orden nacional, por lo que es necesario verificar el calendario y el estatuto tributario específico de cada municipio.
Por qué conviene llevar esto de forma centralizada
Estas tres obligaciones corren en calendarios distintos y dependen de distintas autoridades, lo que hace fácil que una empresa pierda de vista alguna de ellas, especialmente cuando no cuenta con un equipo dedicado a hacerles seguimiento. Un acompañamiento contable y tributario permanente existe precisamente para evitar que estos plazos se conviertan en sanciones evitables.
¿Qué hacer por su empresa?
En PMC hacemos seguimiento permanente a las obligaciones de nuestros clientes ante DIAN, Cámaras de Comercio y Secretarías de Hacienda. Si quiere verificar el estado de cumplimiento de su empresa, contáctenos….. Contactanos.
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